Người thoải mái nhất nơi công sở không phải sếp mà là người hiểu cách làm việc hiệu quả

Sống và làm việc trong môi trường công sở suốt 10 năm, tôi đã chứng kiến đủ kiểu người và cách họ vật lộn để tồn tại. Có người ngày nào cũng làm đến khuya, gần như chẳng còn thời gian về nhà. Có người tan làm đúng giờ nhưng vẫn hoàn thành công việc chỉn chu. Cũng có người lúc nào cũng tất bật, nhưng hiệu suất lại chẳng ra sao.

Gần đây, cô bạn thân của tôi Thu Lý – kể lể chuyện ở phòng ban cô ấy có một nhân viên mới, cô nàng 9X tên là Chi Chi. Điều khiến mọi người ngạc nhiên là cô ấy luôn đi làm đúng giờ, chưa từng tăng ca, vậy mà việc lúc nào cũng hoàn thành sớm, chất lượng lại cao. Ngoài giờ làm, Chi Chi vẫn còn thời gian đi tập gym, đi du lịch, về quê thăm gia đình. Cấp trên thì hết lời khen ngợi, đồng nghiệp cũng không có gì để "soi".

"Không hiểu sao cô ấy làm được như thế!" – Thu Lý tỏ vẻ đầy thắc mắc.

Tôi bắt đầu quan sát kỹ hơn và nhận ra: Ở công sở, người sống thoải mái nhất không phải người có quyền, cũng không phải người quen biết rộng, mà là người hiểu rõ cách làm việc hiệu quả.

Những điểm chung của người làm việc hiệu quả

Thế giới hiện đại là một guồng quay không dừng: Công việc dày đặc, trách nhiệm chất chồng, thời gian bị kéo căng như dây đàn. Vậy mà vẫn có người làm xong mọi việc đúng hạn, lại thong dong tận hưởng cuộc sống. Bí quyết nằm ở đâu?

Quan sát Chi Chi và những người như cô ấy, tôi rút ra vài điểm chung:

1. Họ biết nói “không” với những thứ vô nghĩa

Chi Chi thẳng thắn: “Tôi không tham gia những cuộc họp vô bổ, cũng không sa vào chuyện phiếm ở văn phòng”. Cô ấy lịch sự từ chối những hoạt động không rõ mục đích, ưu tiên thời gian cho những việc có giá trị thật sự.

2. Họ quản lý thời gian như một nghệ nhân

Người làm việc hiệu quả thường chia nhỏ ngày làm việc thành các khối thời gian rõ ràng. Chi Chi dùng ứng dụng quản lý thời gian, áp dụng kỹ thuật Pomodoro hoặc chia giờ theo nhiệm vụ – điều này giúp cô ấy giữ được sự tập trung cao trong từng khung giờ làm việc.

3. Họ biết dùng công cụ hỗ trợ đúng cách

Trong thời đại AI và công nghệ bùng nổ, cách chúng ta làm việc đã thay đổi rất nhiều. Chi Chi nói: "Trước đây tôi mất 3 ngày để viết xong một bản báo cáo phân tích thị trường. Giờ chỉ cần 2–3 tiếng là có bản nháp nhờ vào công cụ AI – phần mềm sử dụng mô hình tư duy sâu. Phần còn lại là tôi dành để tinh chỉnh nội dung".

Công cụ là trợ thủ, không phải phép màu

Điều quan trọng không phải là có công cụ gì trong tay, mà là biết cách đặt đúng câu hỏi và khai thác công cụ cho đúng việc.

Chi Chi luôn xác định rõ mình cần gì, muốn kết quả ra sao, rồi mới dùng công cụ hỗ trợ để đạt hiệu quả tối đa. Nhờ đó:

- Tìm kiếm và tổng hợp thông tin trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết.

- Các công việc phức tạp như làm báo cáo, phân tích dữ liệu, làm slide... chỉ mất một nửa thời gian so với trước.

- Công việc lặp đi lặp lại như viết biên bản họp, lên bảng chấm công... được tự động hóa hoàn toàn.

Nền tảng của hiệu suất: Tư duy sâu + Thực thi chuẩn

Chi Chi không làm việc kiểu "cắm đầu cắm cổ". Cô ấy làm việc thông minh, dựa trên 2 nguyên lý: Tư duy sâu – Thực thi chuẩn.

Tư duy sâu là lúc bắt đầu một công việc, cô luôn đặt câu hỏi: “Mục tiêu là gì?”, “Đâu là việc ưu tiên?”, “Cách làm nào hiệu quả nhất?”.

Mỗi sáng thứ Hai, Chi Chi dành 30 phút để lên kế hoạch cả tuần, xác định rõ nhiệm vụ trọng tâm, chia thành các việc cụ thể mỗi ngày.

Sau khi đã rõ ràng tư duy, cô ấy bước vào giai đoạn thực thi với sự hỗ trợ từ các công cụ thông minh, giúp tiết kiệm năng lượng mà vẫn tối đa hóa kết quả.

Không chạy đua – nhưng vẫn về đích đầu tiên

Có một sai lầm phổ biến nơi công sở: Ai càng bận rộn, càng làm thêm giờ thì càng có giá trị. Thực tế, nhiều người đang tiêu tốn thời gian cho những thứ không cần thiết, khiến bản thân lúc nào cũng căng như dây đàn.

Trong khi đó, người thông minh chọn cách làm việc hiệu quả. Chi Chi tâm sự: “Sau khi nâng cao hiệu suất, tôi có thời gian đọc sách, học thêm kỹ năng, thậm chí học nấu ăn và đi du lịch. Tinh thần thoải mái hơn, hiệu suất làm việc cũng tăng lên gấp đôi”.

Sự thay đổi không chỉ là về tốc độ, mà là sự chuyển biến trong tư duy: Từ “cày cuốc hết mình” sang “tối ưu năng suất”, từ “làm việc chăm chỉ” sang “làm việc có chiến lược”.

Khi biết tận dụng công cụ thông minh, bạn sẽ:

- Làm được nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian.

- Tránh lặp đi lặp lại những việc vô ích.

- Có thời gian để đầu tư vào bản thân và nâng cao chất lượng sống.

Vậy, tạm kết lại, ai là người sống thoải mái nhất nơi công sở?

Không phải lãnh đạo, không phải người có chỗ dựa mạnh, mà là người biết cách làm việc hiệu quả.

Người đó không ngừng tối ưu cách làm, học hỏi công cụ mới, luôn dành thời gian cho việc thật sự quan trọng. Họ không cần phải ganh đua hay “diễn” ở nơi làm việc – họ chỉ đơn giản là làm việc tốt và sống đúng cách.

Trong thế giới nhiều biến động như hiện nay, năng lực cốt lõi của người hiện đại không còn là “chịu khó” – mà là biết dùng thời gian thông minh để đổi lấy tự do.